Wer in der Schweiz Rechnungen stellt, kommt an der QR-Rechnung nicht mehr vorbei. Seit dem 1. Oktober 2022 sind die altbekannten roten und orangen Einzahlungsscheine Geschichte - der Zahlungsverkehr läuft heute über den Swiss QR Code. Für Selbstständige und KMU heisst das: Wer noch mit alten Vorlagen arbeitet, riskiert, dass seine Rechnungen nicht mehr bezahlt werden können.
Dieser Artikel erklärt dir, was die QR-Rechnung ist, wie der Zahlteil aufgebaut ist, worin sich QR-IBAN und normale IBAN unterscheiden - und wie du in wenigen Schritten eine korrekte QR-Rechnung erstellst. Stand: 2026.
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für die Zahlung von Rechnungen. Kernstück ist der Swiss QR Code - ein quadratischer Code mit dem Schweizerkreuz in der Mitte, der alle zahlungsrelevanten Informationen strukturiert enthält: Empfänger, IBAN, Betrag, Währung, Referenz und Zahler.
Statt die Angaben von Hand abzutippen, scannt der Zahler den Code im E-Banking oder in der Banking-App - und alle Felder sind automatisch ausgefüllt. Das reduziert Tippfehler, beschleunigt die Zahlung und macht die automatische Verbuchung beim Rechnungssteller einfacher. Der Standard wird von SIX im Auftrag des Schweizer Finanzplatzes betrieben (Swiss Payment Standards).
Die QR-Rechnung hat 2020 den orangen (ESR) und roten Einzahlungsschein abgelöst. Nach einer Übergangsphase werden die alten Scheine seit dem 1. Oktober 2022 von den Banken nicht mehr verarbeitet.
Ist die QR-Rechnung Pflicht?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, überhaupt einen Einzahlungsschein zu verwenden - du darfst eine Rechnung auch nur mit IBAN und Zahlungsangaben im Text verschicken. Sobald du aber einen Zahlteil mit Einzahlungsschein verwendest, muss dieser zwingend eine QR-Rechnung sein. Die alten ESR-Verfahren existieren nicht mehr.
In der Praxis bedeutet das: Wer regelmässig Kunden Rechnungen stellt und auf eine saubere, automatische Zahlungszuordnung Wert legt, kommt an der QR-Rechnung nicht vorbei. Parallel dazu gewinnt eBill an Bedeutung - die rein digitale Rechnung, die direkt im E-Banking des Kunden landet.
Aufbau: Zahlteil und Empfangsschein
Die QR-Rechnung wird am unteren Rand der Rechnung gedruckt (Format A4, abtrennbar per Perforation). Sie besteht aus zwei Teilen:
Empfangsschein (links)
Die schmale linke Spalte. Sie enthält Konto/Zahlbar an (IBAN und Empfängeradresse), die Referenz, Zahlbar durch (Adresse des Zahlers) sowie Währung und Betrag. Der Empfangsschein bleibt beim Zahler als Beleg.
Zahlteil (rechts)
Der breitere rechte Teil mit dem Swiss QR Code in der Mitte. Er wiederholt alle Zahlungsangaben in Klarschrift und enthält ein optionales Feld "Zusätzliche Informationen" (z.B. Rechnungsnummer, Zahlungszweck) sowie das Feld für Mitteilungen.
Diese Daten stecken im Swiss QR Code
IBAN oder QR-IBAN des Empfängers, Name und Adresse des Empfängers (Zahlungsempfänger), Betrag und Währung (CHF oder EUR), Referenz (QR-Referenz oder Creditor Reference), Name und Adresse des Zahlers sowie eine unstrukturierte Mitteilung. Der Betrag darf leer bleiben (z.B. für Spenden).
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QR-IBAN, IBAN und die drei Referenztypen
Ein häufiger Stolperstein: Welche Kontonummer und welche Referenz gehören in die QR-Rechnung? Es gibt drei zulässige Varianten - und die Wahl entscheidet, wie deine Zahlungen verbucht werden.
1. QR-IBAN mit QR-Referenz
Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN, erkennbar an der QR-IID im Bereich 30000 bis 31999 (die Ziffern 5 bis 9 der IBAN). Sie wird zwingend mit einer QR-Referenz kombiniert - einer strukturierten Nummer mit 27 Stellen (26 Ziffern plus eine Prüfziffer). Das entspricht der früheren ESR-Referenz und ermöglicht die vollautomatische Zuordnung der Zahlung zur Rechnung. Ideal für alle, die viele Rechnungen stellen.
2. Normale IBAN mit Creditor Reference (SCOR)
Mit deiner gewöhnlichen IBAN kannst du eine Creditor Reference nach dem internationalen Standard ISO 11649 verwenden (beginnt mit "RF"). Auch sie erlaubt eine strukturierte Zuordnung, ist aber international ausgerichtet.
3. Normale IBAN ohne Referenz
Die einfachste Variante: deine normale IBAN ganz ohne Referenz. Hier hilft eine Mitteilung im Feld "Zusätzliche Informationen" (z.B. die Rechnungsnummer), damit du die Zahlung manuell zuordnen kannst. Für wenige Rechnungen pro Monat völlig ausreichend.
QR-IBAN und normale IBAN sind nicht dasselbe und nicht austauschbar. Eine QR-Referenz funktioniert nur mit der QR-IBAN, eine Creditor Reference nur mit der normalen IBAN. Deine QR-IBAN findest du im E-Banking oder erfragst sie bei deiner Bank - sie wird nicht automatisch vergeben.
QR-Rechnung erstellen: 4 Wege
Du musst keinen Drucker für Spezialformulare anschaffen - die QR-Rechnung wird auf normalem weissem Papier gedruckt. So erstellst du sie:
- Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware: Programme wie Bexio, Banana, Abacus oder Sage erzeugen QR-Rechnungen automatisch. Der komfortabelste Weg bei regelmässigem Rechnungsvolumen.
- E-Banking der Bank: Die meisten Banken und PostFinance bieten einen QR-Rechnungs-Generator direkt im E-Banking - praktisch für einzelne Rechnungen.
- Online-QR-Generatoren: Kostenlose Tools erzeugen den Zahlteil als PDF, den du an deine Rechnung anhängst.
- Vorlage + QR-Generator: Eine professionelle Word- oder Excel-Vorlage mit allen Pflichtangaben, ergänzt um den generierten Zahlteil. Volle Kontrolle über Layout und Branding.
Teste deine erste QR-Rechnung, indem du den Code selbst im E-Banking scannst. So siehst du sofort, ob IBAN, Betrag und Referenz korrekt übernommen werden - bevor du sie an einen Kunden schickst.
Häufige Fehler bei der QR-Rechnung
- QR-IBAN und normale IBAN verwechselt: Eine QR-Referenz mit normaler IBAN (oder umgekehrt) führt zur Ablehnung der Zahlung.
- Falsche Prüfziffer in der Referenz: Die QR-Referenz endet mit einer Prüfziffer (Modulo 10, rekursiv). Manuell erstellte Referenzen ohne korrekte Prüfziffer werden nicht akzeptiert.
- Zahlteil skaliert oder verschoben: Der Zahlteil hat fixe Masse (105 x 210 mm). Wird er verkleinert oder umpositioniert, lässt er sich nicht mehr sauber abtrennen oder scannen.
- Pflichtangaben der Rechnung vergessen: Der QR-Code ersetzt nicht die inhaltlichen Pflichtangaben der Rechnung (siehe Checkliste).
- MWST-Nummer fehlt: Bist du mehrwertsteuerpflichtig, muss die UID mit MWST-Zusatz auf der Rechnung stehen - der QR-Code allein genügt nicht.
Checkliste: Pflichtangaben einer Rechnung
Der Zahlteil regelt nur die Zahlung. Die Rechnung selbst braucht zusätzlich folgende Angaben, damit sie rechtlich korrekt ist:
- Name und Adresse von Rechnungssteller und Kunde
- Eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Beschreibung der Leistung oder Lieferung
- Betrag netto und brutto
- Bei MWST-Pflicht: UID mit Zusatz "MWST", Steuersatz (Normalsatz 2026: 8,1%) und Steuerbetrag
- Klares Zahlungsziel (konkretes Datum)
- IBAN bzw. QR-IBAN und passende Referenz
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Häufig gestellte Fragen
Ist die QR-Rechnung in der Schweiz Pflicht?
Ja, sobald du einen Einzahlungsschein verwendest. Seit dem 1. Oktober 2022 werden die alten roten und orangen Einzahlungsscheine nicht mehr verarbeitet. Eine Rechnung nur mit IBAN im Text (ohne Zahlteil) bleibt zulässig.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und normaler IBAN?
Die QR-IBAN hat eine QR-IID im Bereich 30000 bis 31999 und wird zwingend mit einer 27-stelligen QR-Referenz verwendet. Die normale IBAN nutzt du ohne Referenz oder mit einer Creditor Reference (ISO 11649).
Kann ich eine QR-Rechnung selbst erstellen?
Ja - über Buchhaltungssoftware, das E-Banking deiner Bank, Online-Generatoren oder eine Vorlage kombiniert mit einem QR-Generator. Wichtig ist das korrekte Layout und die richtige IBAN-/Referenz-Kombination.
Muss auf der QR-Rechnung immer ein Betrag stehen?
Nein. Das Betragsfeld darf leer bleiben, etwa bei Spenden oder variablen Beträgen. Für normale Kundenrechnungen ist ein fixer Betrag aber empfehlenswert.
Quellen
- Swiss Payment Standards (QR-Rechnung, SIX): six-group.com - QR-Rechnung
- Informationen für Rechnungssteller: einfach-zahlen.ch
- QR-Rechnung bei PostFinance: postfinance.ch
- MWST-Pflicht & Steuersätze: ESTV - Mehrwertsteuer