Buchhaltung klingt nach Aktenordnern und Kopfschmerzen - dabei ist sie für die meisten Einzelfirmen in der Schweiz erstaunlich einfach. Wer unter CHF 500'000 Umsatz bleibt, darf eine stark vereinfachte Buchführung machen. Wichtig ist nur, dass du von Anfang an Ordnung hältst.
Dieser Artikel zeigt dir, welche Buchführungspflichten für deine Einzelfirma gelten, wie lange du Belege aufbewahren musst, ab wann die MWST kommt - und welche Werkzeuge dir die Arbeit abnehmen. Stand: 2026.
Welche Buchführungspflicht gilt?
Das Schweizer Obligationenrecht (OR) unterscheidet nach Umsatz:
Unter CHF 500'000 Umsatz
Du musst nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen - die sogenannte "Milchbüechlirechnung". Keine doppelte Buchhaltung, keine Bilanz im klassischen Sinn nötig.
Ab CHF 500'000 Umsatz
Ab dieser Schwelle gilt die ordentliche Rechnungslegung: doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Spätestens dann lohnt sich eine Buchhaltungssoftware oder ein Treuhänder.
Auch die vereinfachte Buchführung muss vollständig und wahrheitsgetreu sein. "Vereinfacht" heisst nicht "lückenhaft": Jede Einnahme und jede Ausgabe gehört erfasst und mit einem Beleg hinterlegt.
Vereinfachte Buchführung: Was gehört rein
Für die meisten Einzelfirmen reichen drei Bestandteile:
- Einnahmen: alle Geschäftserträge, idealerweise mit Rechnungsnummer und Datum nachvollziehbar.
- Ausgaben: alle geschäftlich bedingten Kosten (Material, Software, Miete, Versicherungen, Fahrtkosten).
- Vermögenslage: Bankguthaben, offene Forderungen (noch nicht bezahlte Rechnungen) und offene Verbindlichkeiten am Jahresende.
In der Praxis genügt oft eine saubere Excel-Tabelle oder eine einfache Buchhaltungssoftware. Entscheidend ist, dass die Zahlen mit deinem Geschäftskonto übereinstimmen und jederzeit nachvollziehbar sind.
Erfasse Einnahmen und Ausgaben laufend - am besten wöchentlich, nicht erst im Dezember. Wer 12 Monate sammelt und dann alles auf einmal aufarbeitet, macht Fehler und verliert den Überblick über die Liquidität.
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Saubere Rechnungen als Basis
Eine ordentliche Buchhaltung beginnt mit korrekten Rechnungen. Unsere Rechnungsvorlage enthält alle Pflichtangaben und ein QR-Rechnung-kompatibles Layout - so stimmen deine Einnahmen von Anfang an.
Belege und Aufbewahrungspflicht
Ohne Beleg keine Buchung - das ist die goldene Regel. Jede Einnahme und Ausgabe braucht einen Nachweis (Rechnung, Quittung, Kontoauszug).
Aufbewahrungsfrist
Geschäftsbücher, Belege und Geschäftskorrespondenz müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Elektronisch ist erlaubt, solange die Belege lesbar, vollständig und unveränderbar archiviert sind. Ein einfacher, klar benannter Ordnerbaum (digital oder physisch) reicht.
Trenne Privates und Geschäftliches konsequent. Private Einkäufe gehören nicht in die Geschäftsbuchhaltung - und Geschäftsausgaben nicht aufs Privatkonto. Eine saubere Trennung schützt dich bei einer Steuerprüfung.
MWST und Sozialabgaben nicht vergessen
Mehrwertsteuer
Unter CHF 100'000 bist du befreit. Bei freiwilliger oder pflichtiger Registrierung musst du die MWST auf Rechnungen ausweisen und periodisch mit der ESTV abrechnen. Plane die MWST nie als dein Geld ein - sie gehört dem Staat.
AHV/IV/EO für Selbstständige
Als Selbstständige/r zahlst du deine Sozialbeiträge selbst an die Ausgleichskasse. Bilde dafür - wie für die Steuern - laufend Rückstellungen, sonst droht am Jahresende eine böse Überraschung.
Selbst machen oder Treuhänder?
Beides ist möglich - es kommt auf Volumen und Komplexität an:
Selbst führen
Bei einfacher Tätigkeit, ohne Personal und unter der MWST-Grenze kannst du die Buchhaltung problemlos selbst machen. Eine strukturierte Excel-Vorlage oder eine günstige Buchhaltungssoftware genügt. Das spart Geld und gibt dir den besten Überblick über dein Geschäft.
Treuhänder beiziehen
Sobald MWST, Angestellte, höhere Umsätze oder ein Jahresabschluss mit Bilanz dazukommen, lohnt sich ein Treuhänder. Er kostet zwar, spart aber Zeit und verhindert teure Fehler. Viele Gründer starten selbst und holen sich später Unterstützung.
Auch wenn du selbst buchst: Lass deinen ersten Jahresabschluss einmal von einem Treuhänder gegenlesen. So weisst du, ob dein System sauber ist - und kannst danach beruhigt selbst weitermachen.
Häufige Fehler
- Privat und Geschäft vermischen: der Klassiker - macht die Buchhaltung unnötig kompliziert.
- Belege verlieren: ohne Beleg ist die Ausgabe steuerlich nicht abziehbar.
- MWST als Einkommen sehen: die vereinnahmte MWST gehört nicht dir - bilde Rückstellungen.
- Steuern und AHV vergessen: lege laufend Geld zurück, nicht erst bei der Rechnung.
- Erst im Dezember buchen: führt zu Fehlern und Stress. Lieber laufend erfassen.
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Häufig gestellte Fragen
Muss eine Einzelfirma doppelte Buchhaltung führen?
Erst ab CHF 500'000 Umsatz. Darunter genügt die vereinfachte Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (OR Art. 957 Abs. 2).
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
10 Jahre. Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, sofern die Belege lesbar und unveränderbar sind.
Ab wann muss ich MWST abrechnen?
Ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Normalsatz 2026: 8,1%. Darunter freiwillig möglich.
Brauche ich einen Treuhänder?
Nicht zwingend. Bei einfacher Tätigkeit reicht eine gute Vorlage oder Software. Ein Treuhänder lohnt sich bei MWST, Personal oder komplexeren Abschlüssen.
Quellen
- Obligationenrecht (Buchführung, Art. 957ff): Fedlex - OR
- KMU-Portal des Bundes (Buchhaltung): kmu.admin.ch - Buchhaltung
- MWST & Steuersätze: ESTV - Mehrwertsteuer